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    e法·益堂課

    淺談檔案管理的現代化趨勢

    來源:眉山市拘留所 作者:李靜 發布時間:2021-07-07 10:35:50

    檔案是單位發展的“記錄儀”,是單位信息的“儲存庫”。公監管場所檔案管理實現計算機現代化是大勢所趨。作為檔案工作者,必須認清檔案管理現代化的趨勢,努力學習計算機的使用和管理知識,以實現檔案管理規范化、現代化。

    檔案管理將實現無紙化、虛擬化

    隨著公安信息化的全面建設和一體化辦公平臺的深入推廣,無紙化辦公逐漸變為現實,傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過公安專用網上收發,報告可以通過專用網上傳輸,這樣既簡化了文件收發過程中的手續,又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革,同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。檔案資源共享是檔案管理的目的,而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏,虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏,豐富檔案資源。如果把司法監管場所的檔案信息都并入公安信息網絡,從一定意義上說,檔案資源可以無限擴大,可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料,從根本上解決了傳統 檔案管理的難題,而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。

    檔案管理將實現縮微化、數字化

    縮微攝影技術和數碼影像技術的應用,為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化,就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件??s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件,數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理,其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后,可通過計算機進行智能化檢索,檢索速度快、范圍廣,這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力,克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用,對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪,能有效地進行技術處理,使原始面貌還原,有利于影像長期保存和準確復制,有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂,聲像俱全,這是檔案管理發展的必然趨勢。

    檔案管理將實現信息化、網絡化

    當今社會是一個信息社會,計算機技術和網絡技術的普及應用,使地球變得越來越小,信息空間越來越大,沒有“國界”,沒有距離,“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率,而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。目前,隨著金盾工程的全面展開,公安系統已普遍建立了公安計算機網絡,其中,為了加強文件資料的保密,有些計算機規定禁止接入互聯網,有的甚至是單機操作,與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展,如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用,將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別,也隨著電子文件簽署技術的應用,給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用,為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快,二是傳播范圍廣,三是傳播不走樣,四是傳播成本低,這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此,檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。

    檔案管理將實現多元化、智能化

    隨著新技術的發展,檔案資源的載體已呈現多樣化,除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外,已出現了U盤、硬盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化,傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求,因此,檔案管理設備必須首先實現現代化。計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用,將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下,將實現文檔一體化,所有的檔案信息都會被計算機自動

    接收,并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化,不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史,使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來,而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能,展現檔案的自身價值,提高檔案工作者的社會地位。

    檔案信息安全保障

    檔案信息安全保障體系的建設是檔案信息化建設中極為重要的組成部分,如何確保檔案網絡安全、系統安全、信息安全是檔案信息化建設過程中的關鍵問題。公安專業檔案采用技術手段確保涉及保密的檔案和電子檔案實體與信息的安全。通過審批申請檔案的利用與借閱,實施檔案利用刷卡、刷條形碼登記查詢系統,嚴密了檔案利用的審批和監控;實施了文檔加密策略,對計算機產生、存儲或處理的檔案、資料進行了加密管理;在供用戶使用的電子光盤上加上水印、鎖上加密狗等方法來保證檔案資料保密安全。建立數字檔案的服務平臺,對檔案的利用進行授權訪問及定期備份;在光盤、縮微閱覽室安裝門禁和監控,實施光盤、縮微異地備份,確保了光盤、縮微檔案信息安全。

    總之,隨著現代科學技術的進步,在確保專業檔案安全的前提下,實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此,每一位檔案工作者都要有緊迫感,與時俱進,努力學習和掌握現代科學知識,把檔案管理提升到一個全新的現代化水平,為實現“兩個一百年”奮斗目標、實現中華民族偉大復興的中國夢奠定扎實的基礎。


    責任編輯:楊雪嬌

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